Maatschap Hoofdpersoon, handelend onder de naam Hoofdpersoon Psychologie, gevestigd te Almere en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65978560, hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van cliënten, bezoekers en andere betrokkenen.
In dit privacystatement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten betrokkenen hebben. Hierbij houden wij rekening met de geldende wet- en regelgeving, waaronder:
• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
• Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO)
• Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz)
• Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz)
• Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz)
• Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza)
• Zorgverzekeringswet (Zvw)
• Wet BIG
• NEN 7510:2017+A1:2020
• Governancecode Zorg
• Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg)
• Archiefwet
• Arbeidsomstandighedenwet
• Arbeidstijdenwet
• Wet verbetering poortwachter
• Wet arbeid en zorg
• Overige relevante wet- en regelgeving binnen de geestelijke gezondheidszorg
Dit privacystatement is van toepassing op:
• (potentiële) cliënten
• verwijzers en betrokken zorgverleners
• bezoekers van de praktijk en website
• deelnemers aan bijeenkomsten, trainingen of groepsbehandelingen
• sollicitanten
• overige personen van wie Maatschap Hoofdpersoon persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van medewerkers
Maatschap Hoofdpersoon verwerkt persoonsgegevens die:
• door betrokkenen zelf worden verstrekt via contact, intake, behandeling, e-mail, telefoon of formulieren
• met toestemming worden opgevraagd bij verwijzers of andere behandelaren
• noodzakelijk zijn voor identificatie, dossiervoering en declaratie
• automatisch worden gegenereerd bij gebruik van onze website of digitale systemen
• worden verwerkt via e-health, vragenlijsten, ROM of cliëntportalen
• worden verwerkt in het kader van bedrijfsvoering, administratie of sollicitatieprocedures
Het kan hierbij onder meer gaan om:
• naam-, adres- en contactgegevens
• geboortedatum
• burgerservicenummer (BSN)
• verzekeringsgegevens
• medische en psychologische gegevens
• behandelgegevens en correspondentie
• IP-adres en websitegegevens
• betaal- en factuurgegevens
• sollicitatiegegevens
Binnen de praktijk kan gebruik worden gemaakt van audio- of video-opnames ten behoeve van behandeling, supervisie, intervisie of scholing. Dit gebeurt uitsluitend met expliciete toestemming van de betrokkene, tenzij sprake is van een wettelijke uitzondering.
Daarnaast maakt Maatschap Hoofdpersoon gebruik van de Medendo-app ter ondersteuning van verslaglegging. Hierbij kan een gesprek tijdelijk worden opgenomen en automatisch worden omgezet in een tekstuele samenvatting voor opname in het medisch dossier. De opname en het transcript worden uiterlijk binnen 7 dagen verwijderd. Deze verwerking vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de behandelaar en binnen de kaders van de behandelovereenkomst en geldende privacywetgeving.
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• het uitvoeren van de geneeskundige behandelingsovereenkomst
• het voeren van een medisch dossier
• het plannen van afspraken en onderhouden van contact
• het uitvoeren van diagnostiek en behandeling
• het aanbieden van e-health en digitale zorgtoepassingen
• het verwerken van declaraties en betalingen
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• kwaliteitsbewaking, intervisie en supervisie
• het beveiligen van systemen, gebouwen en gegevens
• het verbeteren van onze dienstverlening en website
• personeels- en salarisadministratie
• financiële administratie en incassoprocedures
Maatschap Hoofdpersoon verwerkt persoonsgegevens op basis van:
• uitvoering van de geneeskundige behandelingsovereenkomst
• toestemming van betrokkene
• wettelijke verplichtingen
• gerechtvaardigde belangen, zoals informatiebeveiliging en kwaliteitsbewaking
• uitvoering van overeenkomsten met leveranciers of opdrachtnemers
Maatschap Hoofdpersoon maakt gebruik van externe dienstverleners die in opdracht persoonsgegevens verwerken. Met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten gesloten indien vereist op grond van de AVG.
Wij werken onder andere samen met:
• HCI CRS voor het elektronisch patiëntendossier (EPD)
• Embloom voor e-health, vragenlijsten en ROM
• ZorgDomein voor beveiligde digitale verwijzingen
• Microsoft Office 365 voor interne communicatie en documentverwerking
• Mollie voor betalingsverwerking
• Payt voor facturatie en ondersteuning bij betalingsachterstanden of ongecontracteerde zorg
• Bohan Belastingadvies voor financiële administratie, salarisadministratie en verwerking van personeelsgegevens
• Medendo voor AI-ondersteunde verslaglegging
Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld indien:
• dit noodzakelijk is voor de behandeling of dienstverlening
• hiervoor toestemming is gegeven
• dit wettelijk verplicht is
• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst
Maatschap Hoofdpersoon treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of onrechtmatige verwerking.
Wij werken conform de normen van NEN 7510:2017+A1:2020 en hanteren passende beveiligingsmaatregelen zoals:
• toegangsbeveiliging en autorisatiebeleid
• versleutelde verbindingen
• logging en monitoring
• geheimhoudingsverplichtingen
• beveiligde opslag van gegevens
• periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen
Maatschap Hoofdpersoon verwerkt persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG, zoals standaardcontractbepalingen of verwerking binnen landen met een passend beschermingsniveau.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.
De belangrijkste bewaartermijnen zijn:
• medische dossiers: minimaal 20 jaar na beëindiging van de behandeling conform de WGBO
• financiële administratie: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht
• sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, of maximaal 1 jaar met toestemming
• websitegegevens en statistieken: maximaal 5 jaar
Betrokkenen hebben het recht om:
• inzage te vragen in hun persoonsgegevens
• persoonsgegevens te laten corrigeren
• gegevens te laten verwijderen indien de wet dit toestaat
• verwerking te beperken
• bezwaar te maken tegen verwerking
• gegevens over te dragen
• gegeven toestemming in te trekken
Een verzoek kan worden ingediend via info@hoofdpersoon.nl.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek.
Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via info@hoofdpersoon.nl.
Wanneer een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via:
Autoriteit Persoonsgegevens
Maatschap Hoofdpersoon behoudt zich het recht voor dit privacystatement te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op:
Hoofdpersoon Psychologie
Wij adviseren betrokkenen dit privacystatement regelmatig te raadplegen.
Om te voorkomen dat wij onze contractuele ruimte overschrijden, hanteren wij momenteel een aanmeldstop voor nieuwe cliënten met een verzekering van Zilveren Kruis of één van de bijbehorende labels. Mogelijk ontstaat later dit jaar opnieuw ruimte voor nieuwe aanmeldingen.
